Wystawianie faktur to czynność biznesowa, która dokumentuje transakcję. Może to być sprzedaż towarów lub usług. Przygotowanie faktury nie jest trudnym zadaniem technicznym. Z pomocą przychodzą systemy do wystawiania dokumentów. Jednak od czasu do czasu zdarzają się błędy. Transakcja udokumentowana fakturą może nie dojść do skutku. Co zatem należy zrobić? Jakie są możliwości skorygowania lub anulowania faktury? Omawiamy to w poniższym przewodniku. Zachęcamy do zapoznania się z nim.
Jak należy skorygować fakturę?
Jedną z metod korygowania faktury jest utworzenie nowego dokumentu, który zawiera korektę poprzedniej transakcji. Do dokonania takiej korekty służy faktura korygująca. Kiedy mogę skorzystać z tego narzędzia? Ustawa o VAT z 2004 r. określa tylko kilka okoliczności, w których dopuszczalne jest wystawienie faktury korygującej. Należą do nich udzielone upusty, rabaty i obniżki cen. W przypadku zwrotu towarów i opakowań do podatnika lub zwrotu całości lub części zapłaty nabywcy, stosuje się fakturę korygującą. Ostatni zestaw okoliczności może obejmować podwyżkę ceny lub wykrycie błędu w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Jak nabywca towarów lub usług postrzega korektę błędu? Jeżeli nabywca otrzyma fakturę spełniającą kryteria korekty, może wystawić notę uznaniową. Z kolei nota korygująca może być wykorzystana wyłącznie do poprawienia błędów formalnych na fakturze. Nie można jej użyć do zmiany ilości lub ceny zakupionych towarów.
Kiedy można anulować fakturę?
Dokumentem, który można anulować, jest faktura. Obecne przepisy nie regulują kwestii anulowania faktur zbyt szeroko. Jednak z dotychczasowych interpretacji organów podatkowych oraz orzecznictwa sądowego wynika, że anulowanie faktury jest dopuszczalne. Może ono nastąpić, gdy spełnione są jednocześnie dwa warunki. Transakcja nie dojdzie do skutku, a faktura VAT nie wejdzie w ten sposób do obrotu prawnego.
Jak wygląda procedura anulowania faktury? Dokonuje się jej poprzez skasowanie obu kopii dokumentu. Do kompletu należy dołączyć wyjaśnienie, dlaczego faktura została anulowana. Czynności tej może dokonać tylko osoba upoważniona do wystawianie faktur w danej firmie.